BAB IV - Sistem Informasi Data Nilai Siswa/i SMA Tunas Bangsa

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

IV.1  Kesimpulan

       Adapun kesimpulan yang dapat penulis uraikan dari penulisan laporan praktek kerja lapangan adalah sebagai berikut :

1.        Sistem yang ada telah dipakai masih bersifat semi komputer, dimana pemprosesan datanya dengan menggunakan Microsoft Excel 2007.

2.        Semua data nilai siswa/i disimpan dalam format microsoft excel, dan data dilaporkan dalam bentuk raport siswa yang dilaporkan setiap satu semester.

IV.2. Saran

       Adapun saran yang akan diusulkan penulis untuk meningkatkan sistem informasi data nilai  sebagai bahan pertimbangan bagi SMA Tunas Bangsa adalah sebagai berikut :

1.        Sebaiknya SMA Tunas Bangsa memperbaiki sistem yang ada, sehingga pengolahan data dan penyimpanan data nilai lebih teratur.

2.        Membuat backup semua data yang ada, sehingga jika terjadi kerusakan kepada komputer  pusat data–data penting tersebut masih bisa digunakan.

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN - Sistem Informasi Data Nilai Siswa/i Tunas Bangsa

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN

III.1  Analisa Masalah

            Dari hasil pengamatan penulis, selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan Sistem kerja yang berlangsung di SMA Tunas Bangsa khususnya di bagian Wakasek Kesiswaaan  yang mengolah data nilai siswa yang masih bersifat semi komputer, dimana pengolahan data-data dengan menggunakan Microsoft Excel 2007.

            Pada saat ini sistem informasi data nilai yang ada masih bersifat semi komputer, dimana pertama-tama data diolah oleh guru, setelah itu baru diserahkan kepada kepala sekolah, setelah dilaporkan barulah data tersebut di inputkan kedalam sistem sebagai data baku nilai siswa/i.

III.1.1. Analisa Input

Analisa input yang dipakai pada SMA Tunas Bangsa adalah dengan melakukan penginputan semi komputer yang diinput ke dalam aplikasi Microsoft Excel yang data inputannya berupa No Induk, Nama, Kelas, Semester, Mata Pelajaran, Jumlah Nilai, Rata-rata Nilai. Sampel ini diperoleh dari pihak Wakasek Kesiswaan SMA Tunas Bangsa. Adapun tampilan LogBook pengimputan data nilai dapat di lihat pada Tabel III.1

Tabel III.1. LogBook Penginputan Data Nilai Siswa/i SMA Tunas Bangsa

III.1.2. Analisa Proses

Analisa proses pada SMA Tunas Bangsa adalah suatu bagian dimana suatu input data akan dikelola agar menjadi output yang diinginkan. Dalam penginputan data dilakukan oleh Wakasek Kesiswaan, setelah data diinput data tersebut diserahkan kepada Wali Kelas dan di masukkan kedalam rapor siswa, setelah selesai rapor diserahkan kepada Kepala Sekolah untuk ditandatangani selesai ditandatangi rapor diserahkan kembali kepada Wali kelas dan akhirnya di serahkan kepada siswa/i sebagai hasil belajar selama satu semester. Proses dari data nilai dapat dilihat pada FOD. Adapun gambar FOD dapat dilihat pada gambar III.1.

III.1.3. Analisis Output

Keluaran atau output dari sistem informasi data nilai siswa merupakan laporan data nilai siswa/i selama satu semester yang akan di tunjukkan kepada kepala sekolah dan orang tua murid dalam bentuk rapor siswa.

III.2. Evaluasi Sistem yang Berjalan

Setelah melakukan analisa terhadap sistem yang berjalan, maka penulis dapat menarik kesimpulan atas sistem yang berjalan yakni dengan mengetahui kelemahan sisten yang ada.

Adapun kelemahan sistem yang telah diamati adalah dalam proses penginputan data nilai siswa yang banyak akan memakan waktu yang lama dan data yang ada tersimpan tidak teratur, sehingga sulit untuk mencari data  nilai seorang siswa. Maka solusi  dari penulis yaitu dengan membuat sebuah sistem informasi data nilai, sehingga dapat membantu kinerja wakasek kesiswaan dalam mengolah data nilai siswa.

III.3. Strategi Pemecahan Masalah

Adapun strategi pemecahan masalah dalam pengolahan data nilai siswa adalah Dengan membuat sebuah aplikasi sistem informasi pengolahan data nilai siswa, sehingga pengolahan data nilai siswa lebih baik dari yang sebelumnya.

III.4. Perancangan

III.4.1. Konteks Diagram

            Diagram konteks merupakan diagram yang berfungsi untuk memetakan model lingkungan yang direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Diagram konteks ialah diagram yang dipergunakan untuk menggambarkan hubungan antara file-file yang dipergunakan dalam sistem. Adapun Diagram Konteks Sintem Informasi Data Nilai ditunjukkan pada gambar III.2.

Keterangan dari Diagram Konteks adalah sebagai berikut:

1.      Siswa memberikan data-data Absen, Tugas, Ulangan dan Ujian pada bagian wakasek kesiswaan.

2.      Data diterima oleh bagian wakasek kesiswaan, kemudian diinputkan kedalam sistem.

3.      Guru memberikan data Nilai_absen, Nilai_tugas, Nilai_ulangan dan Nilai_ujian pada bagian wakasek kesiswaan.

4.      Data diterima oleh bagian wakasek kesiswaan, kemudian diinputkan kedalam sistem.

5.      Selanjutkan data yang telah diinput dibuat dalam bentuk laporan_nilai_raport.

6.      Laporan_nilai_raport akan diserahkan kepada Kepala Sekolah untuk di validasi, Kemudian Laporan_nilai_rapot yang telah valid akan diserahkan kembali kepada bagian wakasek kesiswaan(sistem).

7.      Laporan_nilai_raport yang telah valid akan di serahkan kepada guru wali dalam bentuk Rekap_nilai

8.      Lapor_siswa yang telah lengkap diserahkan kepada siswa-siswi sebagai hasil belajar selama 1 semester.

III.5.2. Data Flow Diagram (DFD)

Adapun DFD level 1 dari Sistem Informasi Data Nilai ditunjukkan pada gambar III.3.

  

Keterangan DFD level 1 adalah sebagai berikut:

1.      Siswa memberikan data-data Absen, Tugas, Ulangan dan Ujian pada bagian wakasek kesiswaan.

2.      Data diterima oleh wakasek kesiswaan dan diinputkan dalam sistem.

3.      Guru menyerahkan data Nilai_absen, Nilai_ulangan, Nilai_tugas dan Nilai_ujian kepada bagian wakasek kesiswaan.

4.      Data diterima oleh bagian wakasek kesiswaan dan diinputkan kedalam sistem, pada tahap ini terjadi proses pengolahan nilai, sebagai data pembantu diambil data siswa dari database Data_Siswa, data guru yang diambil dari database Data_guru dan data matapelajaran yang diambil dari database mata_pelajaran, kemudian datanya disimpan dalam file Nilai_raport.

5.      Data  Nilai_raport yang telah diproses, diambil untuk pembuatan laporan nilai siswa, hasilnya berupa Laporan_nilai_raport akan diserahkan kepada kepala sekolah untuk divalidasi.

6.      Laporan_nilai_raport yang telah valid dikembalikan ke sistem, untuk kemudian diproses dalam pengolahan_validasi dan setelah itu hasilnya disetahkan kepada siswa berupa Raport_siswa dan kepada guru wali sebagai Rekap_nilai.

BAB II - Gambaran Umum Perusahaan

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

II.1.  Sejarah Singkat SMA TUNAS BANGSA

Yayasan Pendidikan Tunas Bangsa didirikan pada Tahun Ajaran 2001/2002 di Perkebunan Sungai dua PT. Salim Ivomas Pratama dan Sub Area I, Yaitu SMP Tunas Bangsa.

Tujuan mendirikan Yayasan ini adalah untuk memberikan kemudahan bagi seluruh anak karyawan perkebunan dan masyarakat sekitar perkebunan mendapat pendidikan minimal tingkat SLTP. Seiring dengan berjalannya waktu, pada Tahun Ajaran 2004/2005 Yayasan Pendidikan Tunas Bangsa mendirikan Sekolah Lanjutan Tingkat Atas yaitu SMA Tunas Bangsa.

Keseriusan pihak Mangemen PT. Salim Ivomas Pratama dalam memberikan pelayanan pendidikan bagi warga perkebunan dan sekitarnya dengan merekrut pendidik dan tenaga kependidikan Yayasan yang benar-banar sesuai dengan jurusannya. Sampai saat ini kwalifikasi akademik pendidik 100% S-1.

Pengolahan yang tepat pulalah membuat SMP Tunas Bangsa berakreditasi A dan SMA Tunas Bangsa yang seyogyanya baru meluluskan beberapa lulusan terakreditasi B.

II.1.1. Visi  SMA TUNAS BANGSA

Visi SMA Tunas Bangsa “Menuju Peserta Didik yang Tanggap dan Sigap Menghadapi Kemanjuan Ilmu Pengetahuan dan Tehnologi yang Dilandasi Iman dan Taqwa”

II.1.2. Misi   SMA TUNAS BANGSA

Misi SMA Tunas Bangsa adalah:

1.        Meningkatkan Prestasi Akademik Lulusan

2.        Membentuk Prestasi Peserta Didik yang Berakhlak dan Berbudi Luhur

3.        Meningkatkan Prestasi Ekstrakulikules Peserta Didik

4.        Menumbuhkembangkan Minat Baca pada Warga Sekolah

5.        Meningkatkan kemampuan Berbahasa Inggris

6.        Meningkatkan Wawasan Perkebunan

II.1.3. Logo  SMA TUNAS BANGSA

Adapun logo dari SMA Tunas Bangsa ditunjukkan dalam gambar II.1

Sumber : SMA TUNAS BANGSA

Gambar II.1  Logo Sekolah SMA TUNAS BANGSA

II.2. Struktur Organisasi

            Adapun struktur organisasi pada SMA  TUNAS BANGSA  pada Gambar II.2

 

Gambar II.2 Struktur Organisasi SMA Tunas Bangsa

Sumber : SMA TUNAS BANGSA

a.       Uraian Tugas, Wewenang Dan Tanggung Jawab

Untuk menggerakkan suatu organisasi dibutuhkan orang-orang yang memegang jabatan tertentu, dimana masing-masing orang melaksanakan tugas, wewenang dan tanggung jawab sesuai dengan jabatannya dalam uraian tugas. Organisasi yang baik adalah organisasi yang jelas dan teratur sehingga dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya setiap pemegang jabatan memiliki gambaran dan batasan tugas serta tanggung jawab tugas yang diembannya.

       Uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing pegawai yang terdapat pada struktur organisasi SMA TUNAS BANGSA  adalah sebagai berikut :

1.      Yayasan Tunas Bangsa

Yayasan Tunas Bangsa memiliki peran dan tanggung jawab sebagai berikut:

a.       Melaksanakan tugas dan fungsinya untuk mengelola yayasan yang dibantu oleh pengerus lainnya.

b.      Mengawasi pelaksanaan pendidikan di SMA dan SMP Tunas Bangsa untuk mencapai target kurikulum sesuai stadart pendidikan nasional baik kegitatan intrakulikuler (edukatif) maupun ekstrakulikuler.

c.       Bertanggung jawab dalam menyediakan tenaga operasional seperti Guru, Tukang Kebun dan lain-lain sesuai dengan stadart kebutuhan di SMA Tunas Bangsa

2.      Kepala Sekolah

Kepala Sekolah memiliki peran dan tanggung jawab sebagai berikut:

a.       Membuat kebijakan-kebijakan proses belajar mengajar di SMA Tunas Bangsa

b.      Mengawasi Kegiatan Belajar-mengajar di SMA Tunas Bangsa

c.       Menjalin kejasama dengan sekolah-sekolah lain.

d.      Penghubung dengan departemen pendidikan

3.      Tata usaha

Tata usaha memiliki peran dan tanggung jawab sebagai berikut:

a.       Mengelola data-data Siswa/i SMA Tunas Bangsa

4.      Bendahara

Bendahara memiliki peran dan tanggung jawab sebagai berikut:

a.       Mengelola keuangan sekolah yang akuntable.

b.      Membuat Laporan keluar masuk biaya, dimana biaya keluar harus mendapat persetujuan dari yayasan.

5.      Wakasek Kesiswaan

Adapun wewenang dan tanggung jawab dari Wakasek (Wakil Kepala Sekolah Bag. Kesiswaan) adalah sebagai beriku:

b.         Menyusun program pembinaan kesiswaan/OSIS

c.         Penerimaan siswa baru

d.        Melaksanakan MOPLS

e.         Menyusun/mengatur rombongan belajar (koordinasi dengan BK)

f.          Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan siswa/OSIS dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib

g.         Membina dan melaksanakan program 8K

h.         Memberikan pengarahan dalam pemilihan pengurus OSIS

i.           Melakukan pembinaan pengurus OSIS dalam berorganisasi

j.           Melaksanakan pemilihan siswa teladan dan calon siswa penerima beasiswa

k.         Menyelenggarakan Porseni, lomba antar kelas dan kegiatan lomba lainnya

l.           Mengatur mutasi siswa

m.       Membantu Kepala Sekolah melaksanakan supervisi kelas

n.         Membuat laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan

o.         Melaksanakan Program Kerja

6.      Wakasek Kurikulum

Adapun wewenang dan tanggung jawab Wakasek Kurikulum (Wakil Kepala Sekolah Bag. Kurikulum) adalah sebagai berikut:

a.       Menyusun program pengajara

b.      Menyusun pembagian tugas guru

c.        Menyusun roster/jadwal pembelajaran

d.       Menyusun jadwal evaluasi belajar

e.        Mengendalikan KBM, mengatur pengisian jam lowong

f.       Mengatur pelajaran tambahan/pengajaran sore

g.      Mengumpulkan data dan menyusun diagram  Target kurikulu, Daya serap, Rata – rata kelas,  NEM rata – rata

h.      Mengkoordinasikan dan mengarahkan penyusunan perangkat KBM

i.        Mempersiapkan dan menyelenggarakan evaluasi/penilaian

j.        Membuat usul ke perguruan tinggi melalui jalur non tes berdasarkan permintaan

k.      Menyusun/mempersiapkan Kr. 02 (Daftar peserta UN/US)

l.        Penyerahan rapor dan STTB/STK

m.    Membantu Kepala Sekolah melakukan supervisi kelas

n.      Membuat laporan pelaksanan pelajaran

o.      Melaksanakan Program Kerja

7.      Wakasek Sarana

Adapun wewenang dan tanggung jawab Wakasek Sarana (Wakil Kepala Sekolah Bag. Sarana dan Prasarana Sekolah) adalah sebagai berikut:

a.       Menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana sekolah

b.      Menyusun rencana pembelian/pengadaan

c.       Menyusun rencana perawatan, rehabilitasi dan pembangunan sarana dan prasarana

d.      Menyusun RAPBS, Program Kerja, dan Laporan Tahunan, bekerjasama dengan para Wakasek, Kaur TU, Bendaharawan, Koordinator BK.

e.       Mempersiapkan ruang belajar dan mobiler

f.       Mengadministrasikan pendayagunaan sarana prasarana

g.       Membantu Kepala Sekolah melaksanakan supervisi kelas

h.      Menyusun laporan pelaksanaan urusan sarana prasarana secara berskala

i.        Melaksanakan Program Kerja.

8.      Guru-guru(Wali Kelas)

Adapun wewenang dan tanggung jawab guru dan wali kelas adalah:

a.       Sebagai Wakil Kepala Sekolah yaitu sebagai administrator kelas,  Supervisor dan Guru Pembimbing  yang betanggung jawab dalam mengadakan supervisi di kelas binaannya, dalam hal Kegiatan Belajar Mengajar, Kegiatan Bimbingan dan penyuluhan dan Kegiatan ekstrakulikuler

b.      Sebagai Wakil orang tuan siswa/i dengan tugas membuat biodata siswa binaannya, mengajukan usul, saran mengenai bakat siswa kepada kepala sekolah, mengusulkan keringanan beban keuangan siswa binaannya kepada kepala sekolah

c.       Sebagai Staff pengajar siswa/i SMA Tunas Bangasa.

9.      Siswa/i SMA TUNAS BANGSA

Siswa/i merupakan anak didik SMA Tunas Bangsa, yang tugasnya belajar dan menuntut ilmu serta menjaga citra baik Sekolah SMA Tunas Bangsa.

II.3.  Mekanisme Sistem Yang Berlangsung

Pada saat ini proses pengolahan data siswa/i SMA Tunas Bangsa yang pertama adalah mengumpulkan data nilai, dimana data nilai  didapat dengan rumus rata-rata nilai ulangan per semester ditambah dua kali nilai UAS dibagi tiga untuk setiap siswa/i, setelah itu data nilai yang telah diperoleh diserahkan dalam bentuk laporan kepada Kepala Sekolah.

Setelah diperiksa oleh kepala sekolah, kemudian data nilai akan diserahkan kepada  Wakil Kepala Sekolah bagian kesiswaan untuk diinputkan kedalam Microsoft Office Excel 2007 yang disesuaikan dengan kelas, mata pelajaran dan semesternya. Setelah selesai penginputan, maka data nilai akan diserahkan kepada setiap wali kelas berupa DKN(daftar kumpulan nilai) untuk dimasukkan ke dalam rapor siswa/i persemester. Kemudian rapor siswa/i  tersebut diserahkan kepada Kepala Sekolah untuk di tanda tangani sebelum diserahkan kepada siswa/i sebagai hasil belajar setiap semester.

Sedangkan data yang ada dalam Microsoft Office Excel 2007 akan menjadi data baku nilai semua siswa/i untuk setiap semester dan rekap nilai siswa/i selama belajar di SMA Tunas Bangsa.